Política Integral de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. Objeto

Asteca Producciones y Talento Humano S.A.S., en adelante "Asteca", adopta la presente Política Integral de Tratamiento y Protección de Datos Personales con el propósito de establecer los criterios bajo los cuales recolecta, almacena, organiza, utiliza, consulta, actualiza, circula, transmite, transfiere y, cuando corresponda, elimina datos personales de las personas naturales con las que mantiene o pueda mantener algún tipo de relación.

La presente Política busca garantizar el derecho de los titulares a conocer, actualizar, rectificar y ejercer los demás derechos legalmente reconocidos respecto de la información que Asteca trate sobre ellos.

2. Marco Normativo

La presente Política se adopta principalmente de conformidad con:

• Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015 y las normas reglamentarias aplicables en materia de protección de datos personales.
• Las demás disposiciones que modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten las anteriores.

3. Responsable del Tratamiento

El Responsable del Tratamiento de los datos personales es:

4. A Quién Aplica Esta Política

Esta Política podrá ser aplicable, según corresponda, a:

A. Clientes, consumidores y usuarios

Personas naturales que contraten, soliciten información, coticen, participen o tengan cualquier relación comercial con Asteca.

B. Clientes potenciales y contactos comerciales

Personas que contacten a Asteca o cuyos datos sean obtenidos legítimamente para establecer una posible relación comercial.

C. Modelos, talentos y personal artístico

Modelos, actores, actrices, bailarines, animadores, presentadores, promotores, impulsadores, personal de protocolo, talentos infantiles y demás perfiles artísticos o publicitarios.

D. Personal operativo y logístico

Personas contratadas o convocadas para eventos, activaciones, montajes, producciones, logística y demás proyectos.

E. Empleados, aspirantes y candidatos

Personas que mantengan o aspiren a mantener una relación laboral con Asteca.

F. Contratistas y proveedores

Personas naturales que suministren bienes o servicios a Asteca.

G. Visitantes y terceros

Personas que ingresen a instalaciones administradas por Asteca o suministren datos por cualquier otro motivo legítimo.

5. Datos que Podrá Recopilar Asteca

Dependiendo de la relación con el titular, Asteca podrá recolectar y tratar, entre otros:

5.1. Datos de identificación

Nombre y apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, edad, nacionalidad y demás datos necesarios para identificar al titular.

5.2. Datos de contacto

Teléfono, WhatsApp, correo electrónico, dirección, ciudad de residencia y demás medios de contacto.

5.3. Contacto de emergencia

Nombre, parentesco o relación y número telefónico de la persona designada por el titular para ser contactada en caso de emergencia.

5.4. Información física y de perfil

Cuando resulte necesaria por la naturaleza del servicio: estatura, peso, talla de camisa, pantalón, vestido, calzado, medidas corporales, color de cabello, características físicas y demás información requerida para casting, modelaje, vestuario, producción audiovisual, eventos o selección de perfiles.

5.5. Información profesional y artística

Hoja de vida, experiencia, estudios, profesión u oficio, habilidades, disponibilidad, portafolio, fotografías, casting, videos de presentación y experiencia laboral o artística.

5.6. Redes sociales

Perfiles, nombres de usuario o enlaces de Instagram, TikTok y otras redes sociales cuando sean suministrados por el titular o resulten pertinentes para procesos de casting, evaluación, selección o ejecución de campañas.

5.7. Seguridad social

Cuando resulte necesario: EPS, ARL, fondo de pensiones, afiliaciones, planillas PILA, certificados y demás soportes relacionados con seguridad social y Seguridad y Salud en el Trabajo.

5.8. Información bancaria, financiera y tributaria

Certificación bancaria, entidad financiera, tipo y número de cuenta, RUT, información tributaria, cuentas de cobro, facturas y demás información necesaria para efectuar pagos o cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

5.9. Fotografías, videos, imagen y voz

Fotografías profesionales o personales suministradas para procesos de casting; videos de presentación; audiciones; grabaciones; fotografías y videos obtenidos durante eventos, activaciones, campañas, producciones, backstage y demás material audiovisual relacionado con los servicios de Asteca.

5.10. Información relacionada con el desarrollo de actividades

Registros de asistencia, horarios de ingreso y salida, ubicación del servicio, proyecto asignado, cliente, novedades, evidencias de ejecución y demás información necesaria para acreditar el cumplimiento de una actividad.

6. Clientes, Consumidores, Usuarios y Contactos Comerciales

Los datos de clientes, consumidores, usuarios y potenciales clientes podrán ser tratados para:

• Atender solicitudes de información.
• Elaborar y enviar cotizaciones.
• Presentar propuestas comerciales.
• Gestionar órdenes de compra y contratos.
• Coordinar eventos, campañas, producciones, activaciones y demás servicios.
• Realizar facturación.
• Gestionar pagos y cartera.
• Mantener comunicaciones relacionadas con los servicios contratados.
• Prestar servicio posventa.
• Gestionar garantías y novedades.
• Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes.
• Realizar encuestas de satisfacción.
• Enviar información sobre servicios, promociones, eventos, novedades y campañas de Asteca cuando exista fundamento legal o autorización para ello.
• Cumplir obligaciones comerciales, contractuales, administrativas, contables y tributarias.
• Mantener evidencia de las relaciones y operaciones comerciales.

7. Modelos, Talentos, Promotores y Personal para Eventos

Por la naturaleza de los servicios prestados por Asteca, esta categoría requiere un tratamiento específico. La información podrá utilizarse para:

7.1. Base de talentos

Crear, organizar, actualizar, segmentar y administrar bases de datos y directorios internos de modelos, talentos y personal.

7.2. Castings y selección

Evaluar perfiles para castings, eventos, producciones audiovisuales, campañas publicitarias, ferias, activaciones, pasarelas y demás proyectos.

7.3. Presentación de perfiles a clientes

Compartir con clientes o potenciales clientes únicamente la información razonablemente necesaria para que puedan evaluar y seleccionar perfiles para sus proyectos, incluyendo, según corresponda: nombre, fotografías, videos de presentación, experiencia, estatura, tallas y medidas, características profesionales o artísticas, portafolio, y otra información pertinente para el proceso de selección.

Los datos administrativos, bancarios, tributarios, de seguridad social o de contacto personal no deberán compartirse con clientes para finalidades de selección salvo que exista una necesidad legítima y autorización o fundamento jurídico aplicable.

7.4. Convocatorias

Contactar al titular mediante llamada, WhatsApp, correo electrónico u otros medios para comunicar oportunidades, castings, convocatorias, disponibilidad de proyectos y novedades relacionadas con la actividad.

7.5. Contratación y operación

Gestionar documentación, contratación, acreditaciones, horarios, asignaciones, asistencia, ejecución y cierre de actividades.

7.6. Vestuario

Utilizar tallas y medidas exclusivamente cuando resulten pertinentes para uniformes, vestuario, producciones, pasarelas, sesiones fotográficas u otros requerimientos propios del proyecto.

7.7. Seguridad social y SST

Verificar y gestionar, cuando corresponda, información relacionada con ARL, EPS, pensión, PILA y demás requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo y seguridad social.

7.8. Pagos

Utilizar datos bancarios, tributarios y documentos administrativos para efectuar pagos, gestionar cuentas de cobro o facturas y cumplir obligaciones contables y tributarias.

7.9. Emergencias

Utilizar la información de contacto de emergencia únicamente cuando resulte necesario para atender una situación relacionada con la seguridad o bienestar del titular durante la ejecución de una actividad.

8. Empleados, Aspirantes y Personal Contratado

Asteca podrá tratar los datos de empleados, aspirantes y demás personal para:

• Procesos de selección y contratación.
• Verificación de información suministrada.
• Gestión de hojas de vida.
• Formalización y ejecución de relaciones laborales o contractuales.
• Pago de salarios, honorarios u otras obligaciones.
• Gestión de seguridad social.
• Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Capacitaciones.
• Control administrativo.
• Gestión de novedades.
• Procesos disciplinarios cuando legalmente correspondan.
• Atención de emergencias.
• Cumplimiento de obligaciones legales, laborales, contractuales, contables y tributarias.

9. Proveedores y Contratistas

Los datos de proveedores y contratistas podrán tratarse para:

• Solicitar y recibir cotizaciones.
• Evaluar proveedores.
• Formalizar relaciones comerciales.
• Elaborar contratos y órdenes de servicio.
• Coordinar entregas y servicios.
• Gestionar facturación y pagos.
• Verificar requisitos legales y de seguridad social cuando corresponda.
• Gestionar SST.
• Mantener registros administrativos y contables.
• Cumplir obligaciones tributarias y legales.

10. Datos Sensibles

Asteca reconoce que determinados datos pueden tener la calidad de sensibles de acuerdo con la legislación colombiana. Cuando Asteca requiera tratar datos sensibles, informará previamente al titular:

• Cuáles datos tienen dicha naturaleza.
• La finalidad específica para la cual se solicitan.
• Que, cuando legalmente corresponda, no está obligado a autorizar su tratamiento.

Asteca solicitará autorización expresa para el tratamiento de datos sensibles cuando esta sea requerida legalmente y adoptará medidas razonables para proteger dicha información.

11. Imagen, Fotografías, Videos y Voz

Asteca podrá tratar fotografías, videos, voz y demás material audiovisual para las finalidades específicamente informadas al titular, incluyendo cuando corresponda:

• Castings y selección.
• Presentación de perfiles.
• Portafolios.
• Evidencias de ejecución.
• Registro de eventos y producciones.
• Control y seguimiento de actividades.

Cuando el material vaya a ser utilizado con fines publicitarios, promocionales, comerciales o de difusión pública, Asteca procurará contar con la autorización de uso de imagen correspondiente según la naturaleza de la relación y del proyecto.

La autorización general de tratamiento de datos personales no sustituirá, cuando resulte necesaria, una autorización específica de uso y explotación de imagen.

12. Niños, Niñas y Adolescentes

Asteca podrá trabajar con modelos, actores, talentos infantiles u otros menores de edad únicamente bajo las condiciones permitidas por la legislación colombiana. El tratamiento de sus datos deberá:

• Responder y respetar su interés superior.
• Garantizar sus derechos fundamentales.
• Limitarse a finalidades legítimas relacionadas con el proceso o actividad correspondiente.
• Contar, cuando legalmente corresponda, con autorización de su representante legal.
• Tener en cuenta el derecho del menor a ser escuchado de acuerdo con su edad, madurez, autonomía y capacidad para comprender el tratamiento de sus datos.

Asteca adoptará especial cuidado respecto de fotografías, videos, información de contacto, ubicación y demás datos de menores.

13. Transmisión y Transferencia de Información

Asteca podrá transmitir o transferir información cuando resulte necesario para desarrollar sus actividades legítimas y exista autorización o fundamento jurídico para ello. Entre los posibles destinatarios podrán encontrarse:

• Proveedores tecnológicos.
• Proveedores de almacenamiento en nube.
• Proveedores administrativos y contables.
• Clientes, únicamente respecto de información pertinente para la ejecución o selección de perfiles.
• Contratistas necesarios para ejecutar proyectos.
• Autoridades administrativas o judiciales cuando exista obligación legal de suministrar información.

Los terceros que actúen como Encargados del Tratamiento deberán tratar la información de acuerdo con las instrucciones y finalidades aplicables.

14. Almacenamiento y Herramientas Digitales

Los datos podrán ser gestionados mediante:

• Bases de datos internas.
• Equipos y sistemas informáticos.
• Correo electrónico.
• Formularios digitales.
• Servicios de almacenamiento en nube.
• Plataformas administrativas.
• Aplicaciones de mensajería como WhatsApp.
• Otras herramientas tecnológicas utilizadas legítimamente por Asteca.

Asteca adoptará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables orientadas a proteger la información contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, uso indebido o divulgación no autorizada.

15. Derechos de los Titulares

Los titulares podrán ejercer los derechos establecidos por la legislación colombiana, entre ellos:

• Conocer sus datos personales.
• Acceder a ellos.
• Actualizarlos.
• Rectificarlos.
• Solicitar prueba de la autorización cuando legalmente proceda.
• Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando proceda.
• Revocar la autorización cuando legalmente sea posible.
• Acceder gratuitamente a sus datos en los casos previstos por la legislación.
• Presentar quejas ante la autoridad competente una vez agotado el trámite correspondiente cuando ello sea exigible.

16. Consultas y Reclamos

Los titulares podrán presentar solicitudes relacionadas con el tratamiento de sus datos a través de:

La solicitud deberá contener información suficiente para identificar al titular, describir claramente su requerimiento y permitir a Asteca localizar la información correspondiente.

Asteca atenderá las consultas y reclamos dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana vigente.

17. Deberes de Asteca

En calidad de Responsable del Tratamiento, Asteca procurará:

• Garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares.
• Solicitar y conservar prueba de las autorizaciones cuando sean necesarias.
• Informar las finalidades del tratamiento.
• Mantener la información bajo condiciones razonables de seguridad.
• Procurar que la información sea veraz, completa y actualizada.
• Tramitar las consultas y reclamos recibidos.
• Restringir el acceso a información personal a quienes legítimamente deban conocerla.
• Adoptar procedimientos internos relacionados con el tratamiento y protección de información.

18. Autorización para el Tratamiento

Cuando legalmente sea requerida, el titular autoriza de manera previa, expresa e informada a Asteca Producciones y Talento Humano S.A.S. para recolectar, almacenar, organizar, consultar, utilizar, actualizar, circular, transmitir, transferir y, cuando corresponda, suprimir sus datos personales de acuerdo con las finalidades aplicables a la relación que mantenga con Asteca.

La autorización podrá obtenerse por medios físicos o electrónicos, formularios web, correo electrónico, mensajes de datos u otros mecanismos que permitan acreditar razonablemente la manifestación del titular.

El silencio del titular no se entenderá por sí solo como autorización. Asteca conservará, cuando corresponda, evidencia de la autorización otorgada.

19. Autorización Diferenciada Según el Titular

Para facilitar su aplicación en medios digitales, Asteca podrá presentar al titular una opción de aceptación correspondiente a su relación con la compañía:

Clientes, consumidores y usuarios:

"Declaro haber leído la Política de Tratamiento de Datos Personales y autorizo el tratamiento de mis datos para las finalidades aplicables a clientes, consumidores y usuarios."

Modelos, talentos y personal para eventos:

"Declaro haber leído la Política de Tratamiento de Datos Personales y autorizo el tratamiento de la información suministrada para procesos de registro, casting, selección, presentación de perfiles, contratación, ejecución de actividades, seguridad social, pagos y demás finalidades aplicables descritas en esta Política."

Empleados, aspirantes y contratistas:

"Declaro haber leído la Política de Tratamiento de Datos Personales y autorizo el tratamiento de mi información para las finalidades correspondientes a mi proceso de selección, contratación, vinculación o prestación de servicios."

Representante legal de menor de edad:

"Declaro actuar en calidad de representante legal del menor y autorizo, en los casos permitidos por la legislación vigente, el tratamiento de sus datos personales para las finalidades específicamente informadas por Asteca, declarando haber recibido información suficiente sobre dicho tratamiento."

20. Cambios en la Política

Asteca podrá actualizar esta Política cuando existan modificaciones legales, reglamentarias, operativas, tecnológicas o relacionadas con sus actividades.

Cuando los cambios sean sustanciales y afecten las finalidades previamente autorizadas, Asteca realizará las actuaciones que correspondan de acuerdo con la legislación aplicable.

21. Tratamiento de Información Relacionada con Incidentes, Incumplimientos y Controversias

En el marco de las relaciones comerciales, laborales, contractuales u operativas que mantenga con clientes, empleados, modelos, talentos, contratistas, proveedores y demás personas vinculadas a sus actividades, Asteca Producciones y Talento Humano S.A.S. podrá recopilar, conservar, documentar y tratar información relacionada con incidentes, novedades, incumplimientos, reclamaciones, conflictos, accidentes, conductas presuntamente irregulares, daños, afectaciones, controversias y demás situaciones relevantes que se presenten antes, durante o después de la ejecución de un servicio, proyecto o relación contractual.

Para estos efectos, Asteca podrá conservar los documentos y elementos de soporte relacionados con los hechos, incluyendo comunicaciones, mensajes, correos electrónicos, fotografías, videos, registros de asistencia, informes, declaraciones, actas, soportes contractuales y demás evidencias obtenidas legítimamente.

Cuando resulte necesario y exista una finalidad legítima o fundamento jurídico para ello, Asteca podrá comunicar, transmitir o suministrar la información pertinente sobre los hechos ocurridos, incluyendo la posición, explicación o versión de Asteca respecto de estos, a las personas naturales o jurídicas que deban conocer razonablemente la situación, tales como clientes o contratantes directamente involucrados, asesores jurídicos, compañías aseguradoras, responsables de Seguridad y Salud en el Trabajo, proveedores relacionados con el caso, autoridades administrativas o judiciales y demás terceros cuya intervención resulte necesaria para gestionar, esclarecer, responder, defender o solucionar la situación.

El tratamiento y comunicación de esta información tendrá como finalidad, entre otras, documentar los hechos, gestionar reclamaciones, ejercer el derecho de defensa, proteger los derechos e intereses legítimos de Asteca y de terceros, atender investigaciones, prevenir riesgos, gestionar incumplimientos y acreditar las circunstancias relacionadas con una determinada situación.

La información comunicada deberá limitarse a aquella que resulte pertinente, adecuada y necesaria para la finalidad correspondiente. Esta disposición no constituye una autorización para divulgar públicamente información personal, realizar señalamientos indiscriminados, difundir información a personas ajenas al caso ni afectar injustificadamente la intimidad, honra, buen nombre o demás derechos del titular.

Cuando los hechos se encuentren en investigación o no hayan sido plenamente establecidos, Asteca procurará identificarlos como hechos reportados, presuntos o sujetos a verificación, evitando presentar como definitivas circunstancias que aún se encuentren en discusión.

Lo anterior se aplicará sin perjuicio de los casos en los que Asteca deba suministrar información a una autoridad competente por disposición legal, requerimiento administrativo u orden judicial.

22. Vigencia

La presente Política entra en vigencia en agosto de 2022.

Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades autorizadas, las obligaciones contractuales y los deberes legales correspondientes.